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Procurement e frode: come prevenire acquisti a rischio

Un recente studio dimostra come truffe ed errori possano pesare molto sul bilancio delle imprese e organizzazioni, soprattutto quando questi coinvolgono l’ufficio acquisti.

Una ricerca fatta dall’azienda Crowe UK assieme al Centre for Counter Fraud Studies (CCFS) dell’Università di Portsmouth ha rivelato dati allarmanti sul costo per l’economia britannica delle truffe ai danni dello Stato, ben 110 miliardi di sterline. Nello studio - The Financial Cost of Fraud 2018 – si calcola che l’economia del Regno Unito potrebbe crescere di 44 miliardi di sterline l'anno se le organizzazioni intensificassero gli sforzi per combattere la frode. Non si fa menzione di quante di queste perdite siano dovute a frodi nel settore del Procurement, ma si cita "un'importante società mineraria che ha ridotto le perdite nelle spese di approvvigionamento di oltre il 51% in un periodo di due anni".

Premettendo che per frode o truffa si intende l’estrazione di denaro dall'azienda, in cambio di nulla o in cambio di un valore inferiore a quello giustificato dal denaro, il principio alla base della prevenzione deve consistere nel controllare il flusso di denaro che esce dall'organizzazione e verificare che per esso sia stato ottenuto il pieno valore per l’impresa.

Procurement evitare errori 

 

 

Ecco i sei principi chiave che possono evitare all’ufficio acquisti di correre rischi in questo senso:

1. Deve essere chiaro chi deve acquistare per l’azienda. Questo principio è tanto semplice quanto non rispettato. Ridurre il numero di attori in grado di affidare il denaro dell’azienda a terze parti non azzera la possibilità di errori, ma le riduce in maniera significativa.

2. Qualsiasi spesa in previsione deve essere autorizzata secondo una procedura prestabilita. L’acquisto è appropriato? Il fornitore sembra genuino? La spesa è stata approvata da chi di competenza? Questi sono i tipi di domande che dovrebbero essere considerati dal Procurement department. Spesso accade che senior manager approvino degli acquisti senza passare per un processo autorizzativo: va introdotta in azienda la cultura dell’autorizzazione delle spese perché è una buona pratica a qualsiasi livello dell'organizzazione.

3. Tutti i fornitori devono essere verificati e autorizzati. Sono una società con cui abbiamo uno storico di acquisti? Esiste un record delle loro forniture passate? Questo impedisce che gli acquisti siano fatti da aziende non raccomandabili, seppur in grado di fornire l’azienda con prodotti e servizi adatti alle sue esigenze.

4. I beni o servizi acquistati devono essere controllati per verificare che siano allineati - in termini di qualità, quantità, ecc. - con il prezzo pagato. Questo controllo permette di raccogliere informazioni da incrociare con i dati ottenuti fino a questo punto: non basta accertarsi che il fornitore sia in regola con i nostri criteri e che i prodotti/servizi siano di qualità adeguata, è necessario provare che il prezzo richiesto sia allineato al prezzo di mercato o perlomeno giustificabile in relazione alla qualità o al livello di servizio.

5. Il processo di selezione e scelta di fornitori e forniture deve essere trasparente. Nel processo di acquisto devono essere il più possibile automatizzate le varie fasi, meglio se evitando l’intervento umano per minimizzare le possibilità di errore. In questo senso il digital procurement interviene velocizzando la raccolta e l’elaborazione dati, che non saranno a questo punto viziati da errori umani. Agli specialisti del Procurement dell’azienda restano in capo le operazioni ad alto valore aggiunto che non potrebbero essere svolte dai software.

6. Le opportunità di intesa fra fornitori e fra fornitori e azienda devono essere ridotte al minimo. Il rapporto fra azienda e fornitore deve essere chiaro e trasparente. E’ auspicabile instaurare con i fornitori una collaborazione seria che si basi su un rapporto professionale, senza che si creino opportunità di favoritismo.

E’ evidente che per applicare questi sei principi in azienda è necessario a monte codificare i processi e le politiche corporate attualmente in vigore e procedere a dei cambiamenti, se necessari, nella struttura dell’ufficio acquisti o addirittura nel management dell’intera azienda.

Hai bisogno di una consulenza su come adeguare i processi del tuo ufficio acquisti? Contattaci a marketing@venicecom.it o chiama il 041.2525811

Il ruolo dell’IA nell’evoluzione del Procurement

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale trova applicazione oggi in molti processi aziendali, sia di aziende private che di Pubbliche Amministrazioni. In questo articolo racconteremo come le attività di digital procurement operano all’interno delle realtà produttive e delle PA e come potranno cambiare nel futuro prossimo, grazie all’applicazione della IA.

Il concetto che sta alla base dell’innovazione tecnologica nell’era delle soluzioni di digital procurement è di liberare gli addetti al procurement da ogni task o attività che sia considerata di basso valore aggiunto, per lasciarli liberi di mettere le loro competenze al servizio delle performance dell’azienda considerata nel suo insieme.

La digitalizzazione dei processi di acquisto è una realtà in quasi tutte le grandi aziende all’estero e in Italia e sta iniziando a diffondersi anche presso molte Pubbliche Amministrazioni. L’aspettativa che queste realtà hanno, in un futuro prossimo, è di ottenere soluzioni adattabili il più possibile alle loro esigenze di business, in grado di fornire dati di spesa accurati che guidino in maniera oggettiva le decisioni strategiche.

Attualmente la digitalizzazione del procurement si traduce in tre principali vantaggi per le imprese/PA:

  • Miglior rapporto con i fornitori: avviene secondo una comunicazione totalmente nuova, più veloce, automatizzata. Questo si traduce in tempo prezioso che i procurement manager guadagnano durante il processo di selezione dei fornitori e che possono investire nel seguire gli aspetti non-automatici del processo stesso;

 

  • Il processo decisionale è più scientifico: la raccolta dei dati sui fornitori permette al procurement office di avere un controllo puntuale e di intervenire con azioni correttive qualora le strategie in uso non dovessero dimostrarsi efficaci. Il paradigma di spesa diventa predittivo, garantendo migliori performance finanziarie e un risk management ottimizzato;

 

  • Il procurement diventa trasversale all’interno dell’azienda: all’interno di strutture organizzative che diventano sempre più orizzontali, i processi di acquisto e quelli correlati sono parte integrante della strategia aziendale. L’ufficio acquisti dialoga e condivide le informazioni con i referenti anche delle altre divisioni, ed è quindi in grado di analizzare le spese e fare delle previsioni di budget management. Agisce quindi direttamente sul controllo qualità, per migliorare i processi e i prodotti ed è in grado di stimolare e favorire le performance dell’azienda in maniera trasversale.

Intelligenza Artificiale ed e-Procurement 

 

Le soluzioni tecnologiche che si sviluppano per il procurement si basano sui driver di cambiamento detti SMACS (Social, Mobility, Access, Cloud, Security). Questi software permettono di avere processi di procurement gestiti con estrema precisione, con possibilità di analisi dei dati relativi ad ogni singolo progetto di procurement e possibilità di scambio con le altre divisioni aziendali strategiche.

Nel futuro del procurement umani e macchine lavoreranno in simbiosi: il loro utilizzo consentirà di sfruttare i cosiddetti “big data” per analizzare un numero sempre maggiore di informazioni su clienti e prospect, migliorando le relazioni con i clienti e con gli utenti.

Va tenuto presente però che, se le opportunità offerte dall’intelligenza artificiale sono molte, non bisogna tuttavia allontanarsi da un approccio pragmatico: il compito di chi sviluppa software è quello di garantire la scalabilità senza sacrificare l’affidabilità.

A questo proposito vi sono due approcci pragmatici già applicabili:

  • Robotic Process Automation (RPA) permette di automatizzare tutti i task ripetitivi e prevedibili all’interno del processo di procurement, lasciando così il team degli acquisti libero di concentrarsi davvero su operazioni di valore aggiunto per l’azienda. La macchina quindi segue tutti i processi che non richiedono una supervisione umana diretta, l’uomo lavora alle parti in cui la sua esperienza ed expertise rimangono insostituibili;

 

  • Assistenza virtuale (BOTS) per facilitare il lavoro quotidiano di chi lavora nel procurement management.

 

Il procurement del futuro si evolverà quindi, ottimizzando la capacità di predire acquisti e costi dell’impresa, permettendo ai procurement manager di essere più proattivi nei confronti della strategia di acquisto dell’azienda.

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Nuovo Modulo Gestione dei Fabbisogni

Il nostro team di sviluppo ha di recente ultimato un nuovo modulo per la piattaforma PRO-Q: si tratta del modulo “Gestione dei fabbisogni” che razionalizza i processi di approvvigionamenti di PA e Aziende per una gestione integrata degli acquisti.

I nostri esperti di e-Procurement ed il team di sviluppo riconfermano grazie a questo nuovo modulo la forte connotazione tecnologica della nostra piattaforma. Dopo la pubblicazione del Decreto n.14 del 16 gennaio 2018 del MIT, a proposito delle “procedure e schemi-tipo per la redazione e la pubblicazione del programma triennale dei lavori pubblici, del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali”, abbiamo iniziato a lavorare ad un nuovo tool telematico che potesse facilitare i processi di approvvigionamento delle PA e aziende italiane.

Il modulo PRO-Q “Gestione dei Fabbisogni” si integra nativamente con gli altri moduli della piattaforma, andando ad inserirsi e a completare il sistema di gestione, controllo e visibilità “end-to-end” dei processi di spesa, a partire dalla formulazione dei fabbisogni fino ad arrivare alla gestione dei contratti.

Modulo Gestione dei fabbisogni - screenshot 

Il modulo permette di raccogliere, in maniera del tutto telematica, i fabbisogni derivanti da ogni singola struttura della Stazione Appaltante e da ogni singola divisione aziendale, di elaborarli, aggregarli e gestirli in pochi e semplici passaggi guidati.

Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, si pensi ad esempio ad una CUC (o SUA) che deve raccogliere i fabbisogni degli enti dislocati sul territorio ed aggregarne gli acquisti; similmente per le aziende private di grandi dimensioni o con più sedi sul territorio può essere difficoltoso raggruppare i fabbisogni di acquisto di tutti i reparti aziendali.

Grazie al Modulo Gestione dei Fabbisogni di PRO-Q ogni struttura potrà raccogliere i propri fabbisogni ed inoltrarli alla sede di competenza per l’approvazione. Successivamente i fabbisogni saranno aggregati dal responsabile della funzione ed inviati all’ufficio acquisti per essere approvvigionati tramite Gara Telematica o Mercato Elettronico PRO-Q; il tutto in maniera totalmente telematica, immediata e diretta.

A valle del processo di gestione dei fabbisogni sarà possibile predisporre e quindi espletare le procedure di affidamento (grazie all’interfaccia diretta con il modulo Gare) tracciando il fabbisogno fino all’approvvigionamento.

Il nuovo modulo Gestione dei Fabbisogni offre a PA e Aziende importanti vantaggi:

  • Certezza di conformità 100% al nuovo Decreto del MIT n.14 del 16 Gennaio 2018 “Regolamento recante procedure e schemi-tipo per la redazione e la pubblicazione del programma triennale dei lavori pubblici, del programma biennale per l'acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti annuali”
  • Gestione totalmente telematica dei fabbisogni – Maggiore efficienza in minor tempo e senza sprechi
  • Razionalizzazione dei processi di approvvigionamento
  • Gestione integrata del processo d’acquisto – PRO-Q consente di gestire il Fabbisogno step by step dalla raccolta all’approvvigionamento monitorando lo stato corrente della specifica esigenza.

 

Questo nuovo modulo è solo una delle novità sulla piattaforma previste per il 2018. Nell’ambito dello sviluppo tecnologico e di prodotto infatti quest’anno sarà particolarmente intenso, con una road map che prevedrà nuovi moduli e soluzioni innovative, oltre al costante impegno per l’aggiornamento della piattaforma.

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