Come preparare per tempo la partecipazione a una gara?

L’aggiudicazione di una gara pubblica è un’opportunità di lavoro per la tua azienda. Questa però arriva alla fine di un percorso non semplice, che dev’essere preparato con cura ed attenzione. 

Il primo tema che vogliamo affrontare è quello della ricerca delle procedure che vengono bandite. È necessario verificare i canali giusti poiché le procedure a evidenza pubblica sono reperibili attraverso la Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, mentre quelle ad invito sono bandite a seguito della selezione degli operatori economici.

In questo secondo caso è importante conoscere le modalità e gli strumenti utilizzati dalle Stazioni Appaltanti con cui si vuol lavorare. È fondamentale sapere se:

  • esiste un albo fornitori o un elenco di operatori economici cui è possibile iscriversi, come nel caso delle Stazioni Appaltanti che hanno deciso di usare PRO-Q;
  • sono utilizzati avvisi pubblici esplorativi del mercato.

 

Quando si decide di partecipare a una gara di proprio interesse, è indispensabile leggere con attenzione la documentazione prodotta dalla Stazione Appaltante e verificare:

  • i requisiti per la partecipazione;
  • il criterio di aggiudicazione della procedura;
  • il termine ultimo e le modalità di richiesta di chiarimenti. 

 

Verificare il possesso o meno dei requisiti per la partecipazione può incidere sulla decisione di partecipare in forma singola o associata.  Se non si posseggono tutti i requisiti, si può decidere di partecipare in RTI con altre imprese oppure scegliere l’opzione della partecipazione in forma singola facendo ricorso all’istituto dell’avvalimento per la parte dei requisiti carenti.

preparare per tempo le gare telematiche 

Concretizzare tale decisione è strategico non solo per la partecipazione alle gare ma, soprattutto, per la fase di esecuzione in caso di aggiudicazione dell’appalto nonché, in termini di accrescimento di requisiti posseduti, per la partecipazione alle future procedure di gara. 

Una riflessione importante è quella relativa al criterio di aggiudicazione dell’appalto. Sulla scorta delle previsioni normative del Codice dei contratti pubblici, grazie a disposizioni specifiche come quelle dei Criteri Ambientali Minimi ove applicabili, le Stazioni Appaltanti hanno iniziato ad usare sempre più assiduamente il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. L’idea sottostante è che la Pubblica Amministrazione quando acquista lavori, servizi o forniture per soddisfare direttamente proprie esigenze o per offrire determinati servizi ai cittadini, non badi esclusivamente al risparmio sui costi, ma consideri anche altri aspetti, primo fra tutti la qualità di ciò che viene acquistato.

 In tali casi è necessario non solo verificare puntualmente il contenuto del capitolato posto a base di gara, ma studiare attentamente i criteri di valutazione tecnica ed economica delle offerte. Il primo stabilisce il contenuto minimo del servizio/fornitura o lavoro richiesto a base di gara con i livelli prestazionali minimi al di sotto dei quali non è possibile scendere. I secondi stabiliscono i parametri di valutazione delle offerte tecniche ed economiche. Questi possono avere natura qualitativa, con giudizio espresso dai commissari di gara, e quantitativa, con valori attribuiti senza discrezionalità, ricorrendo all’applicazione di formule matematiche o attribuzione prefissata di punteggio a seguito di scelte tipizzate dalla Stazione Appaltante.

Nel caso di procedure svolte in forma telematica, ad esempio su PRO-Q, l’attribuzione dei punteggi quantitativi – sia tecnici che economici – può avvenire automaticamente in sede di gara da parte della stessa piattaforma, ove impostata dalla Stazione Appaltante in fase di pubblicazione della gara.

L’utilizzo di sistemi di e-Procurement porta spesso gli operatori economici a concludere le attività di creazione del plico virtuale ed il suo invio in stretta prossimità del termine ultimo per la presentazione dell’offerta. Pur essendo indubbia la facilitazione derivante dall’utilizzo di questi strumenti, è bene ricordare che è necessario affrontare la predisposizione della documentazione di gara con un congruo lasso di tempo, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti dovuti all’utilizzo della tecnologia; come:

  • Connessione internet lenta, anche solo temporaneamente
  • Obsolescenza della strumentazione utilizzata rispetto agli standard richiesti
  • Dimensioni o tipologie di file da caricare sulle piattaforme non coerenti con quanto richiesto dalla normativa tecnica stabilita dal gestore della piattaforma
  • Rallentamenti o malfunzionamenti dovuti proprio alla piattaforma di e-Procurement, come nel caso trattato dal TAR Milano, con la Sentenza del 09.01.2019 n. 40.