Il ruolo dell’IA nell’evoluzione del Procurement

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale trova applicazione oggi in molti processi aziendali, sia di aziende private che di Pubbliche Amministrazioni. In questo articolo racconteremo come le attività di digital procurement operano all’interno delle realtà produttive e delle PA e come potranno cambiare nel futuro prossimo, grazie all’applicazione della IA.

Il concetto che sta alla base dell’innovazione tecnologica nell’era delle soluzioni di digital procurement è di liberare gli addetti al procurement da ogni task o attività che sia considerata di basso valore aggiunto, per lasciarli liberi di mettere le loro competenze al servizio delle performance dell’azienda considerata nel suo insieme.

La digitalizzazione dei processi di acquisto è una realtà in quasi tutte le grandi aziende all’estero e in Italia e sta iniziando a diffondersi anche presso molte Pubbliche Amministrazioni. L’aspettativa che queste realtà hanno, in un futuro prossimo, è di ottenere soluzioni adattabili il più possibile alle loro esigenze di business, in grado di fornire dati di spesa accurati che guidino in maniera oggettiva le decisioni strategiche.

Attualmente la digitalizzazione del procurement si traduce in tre principali vantaggi per le imprese/PA:

  • Miglior rapporto con i fornitori: avviene secondo una comunicazione totalmente nuova, più veloce, automatizzata. Questo si traduce in tempo prezioso che i procurement manager guadagnano durante il processo di selezione dei fornitori e che possono investire nel seguire gli aspetti non-automatici del processo stesso;

 

  • Il processo decisionale è più scientifico: la raccolta dei dati sui fornitori permette al procurement office di avere un controllo puntuale e di intervenire con azioni correttive qualora le strategie in uso non dovessero dimostrarsi efficaci. Il paradigma di spesa diventa predittivo, garantendo migliori performance finanziarie e un risk management ottimizzato;

 

  • Il procurement diventa trasversale all’interno dell’azienda: all’interno di strutture organizzative che diventano sempre più orizzontali, i processi di acquisto e quelli correlati sono parte integrante della strategia aziendale. L’ufficio acquisti dialoga e condivide le informazioni con i referenti anche delle altre divisioni, ed è quindi in grado di analizzare le spese e fare delle previsioni di budget management. Agisce quindi direttamente sul controllo qualità, per migliorare i processi e i prodotti ed è in grado di stimolare e favorire le performance dell’azienda in maniera trasversale.

Intelligenza Artificiale ed e-Procurement 

 

Le soluzioni tecnologiche che si sviluppano per il procurement si basano sui driver di cambiamento detti SMACS (Social, Mobility, Access, Cloud, Security). Questi software permettono di avere processi di procurement gestiti con estrema precisione, con possibilità di analisi dei dati relativi ad ogni singolo progetto di procurement e possibilità di scambio con le altre divisioni aziendali strategiche.

Nel futuro del procurement umani e macchine lavoreranno in simbiosi: il loro utilizzo consentirà di sfruttare i cosiddetti “big data” per analizzare un numero sempre maggiore di informazioni su clienti e prospect, migliorando le relazioni con i clienti e con gli utenti.

Va tenuto presente però che, se le opportunità offerte dall’intelligenza artificiale sono molte, non bisogna tuttavia allontanarsi da un approccio pragmatico: il compito di chi sviluppa software è quello di garantire la scalabilità senza sacrificare l’affidabilità.

A questo proposito vi sono due approcci pragmatici già applicabili:

  • Robotic Process Automation (RPA) permette di automatizzare tutti i task ripetitivi e prevedibili all’interno del processo di procurement, lasciando così il team degli acquisti libero di concentrarsi davvero su operazioni di valore aggiunto per l’azienda. La macchina quindi segue tutti i processi che non richiedono una supervisione umana diretta, l’uomo lavora alle parti in cui la sua esperienza ed expertise rimangono insostituibili;

 

  • Assistenza virtuale (BOTS) per facilitare il lavoro quotidiano di chi lavora nel procurement management.

 

Il procurement del futuro si evolverà quindi, ottimizzando la capacità di predire acquisti e costi dell’impresa, permettendo ai procurement manager di essere più proattivi nei confronti della strategia di acquisto dell’azienda.

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